Pedidos internos entre fábrica e filial

O pedido interno permite que uma filial solicite mercadorias de uma fábrica da própria rede. A solicitação é preparada no Controle de estoque da filial, entra no painel normal de pedidos da fábrica e, depois da entrega, gera a entrada dos insumos na filial.

O que já precisa estar configurado

Este guia considera que o Controle de estoque está ativo nas duas empresas e que o suporte já definiu uma empresa como Fábrica, outra como Filial e associou a fábrica fornecedora à filial.

Como cada empresa controla o estoque

A fábrica e a filial possuem estoques independentes. Elas não precisam controlar a mercadoria na mesma unidade.

Empresa	O que controla	Exemplo
Fábrica	A embalagem fechada que vende	Fardo Água 12x500 ml, unidade-base FD
Filial	A unidade que recebe, utiliza ou revende	Água 500 ml, unidade-base UN

Uma unidade do produto vendido pela fábrica baixa uma unidade-base do insumo da fábrica. A conversão para o estoque da filial fica na Unidade de compra.

Exemplo:

Pedido da filial: 3 fardos
Saída na fábrica: 3 FD
Unidade de compra da filial: Fardo com 12, fator 12
Entrada na filial: 3 × 12 = 36 UN

Unidade-base e tipo de embalagem são conceitos diferentes

FD, CX, SC ou PCT podem ser unidades-base da fábrica quando ela conta fisicamente fardos, caixas, sacos ou pacotes. O tipo de embalagem da Unidade de compra classifica como a filial compra o item e não substitui a unidade-base do insumo.

1. Configuração feita pelo suporte

A configuração empresarial fica disponível somente para o Superadmin e apenas para empresas com Controle de estoque ativo.

1. A empresa fornecedora é definida como Fábrica.
2. A empresa compradora é definida como Filial.
3. Na filial, o suporte seleciona a Fábrica fornecedora e ativa o fornecimento.

O tipo da empresa é permanente depois de salvo. Uma fábrica não exige outra configuração nesta primeira versão. Cada filial possui uma única fábrica fornecedora ativa.

Ao configurar a filial, o sistema também prepara sua identificação como cliente da fábrica. Quando a filial possui endereço completo, esse endereço é utilizado para a entrega; um novo endereço só é criado para o contato interno quando ainda não existe outro com o mesmo CEP.

2. Cadastros necessários na fábrica

Produtos revendidos em embalagens fechadas

Na fábrica, cadastre um insumo para cada embalagem fechada e vincule a ele o produto correspondente.

Insumo da fábrica	Unidade-base	Produto vendido pela fábrica	Baixa por item
Fardo Água 12x500 ml	FD	Fardo Água 12x500 ml	1 FD
Fardo Refrigerante 6x2 L	FD	Fardo Refrigerante 6x2 L	1 FD
Caixa com 100 embalagens	CX	Caixa com 100 embalagens	1 CX

Para aparecer no pedido interno, o produto da fábrica deve:

• estar ativo e disponível;
• possuir preço válido;
• ser um produto normal, vendido por quantidade inteira e sem tamanho;
• não possuir sabores ou adicionais;
• estar vinculado a um único controle de estoque ativo: um insumo ou uma ficha do tipo Produto para Venda.

O fator 12, 6 ou 100 não é cadastrado na fábrica. Esse fator pertence à Unidade de compra da filial.

Item produzido pela fábrica

Se a fábrica produz uma matéria-prima, como massa pronta de bolo, use duas fichas técnicas com funções diferentes. A ficha de Ingrediente Beneficiado produz e armazena a massa. A ficha de Produto para Venda representa a unidade comercial e consome a massa beneficiada quando o produto sai.

Exemplo:

Cadastro	Configuração
Ficha: Ingrediente Beneficiado	Massa pronta de chocolate (MASSA-CHOC-PROD)
Produção beneficiada	Unidade KG, rendimento esperado de 10 KG
Composição beneficiada	6 kg de farinha, 2 kg de açúcar, 20 ovos e 1 kg de chocolate
Ficha: Produto para Venda	Massa pronta de chocolate 1 kg (MASSA-CHOC-KG)
Composição da ficha de venda	Rendimento de 1 KG e consumo de 1 KG da ficha beneficiada
Produto fornecido	Massa pronta de chocolate 1 kg
Vínculo do produto	Ficha Produto para Venda Massa pronta de chocolate 1 kg

Se o preparo render 9,5 kg em vez dos 10 kg esperados, informe 9,5 kg como resultado real. A receita consome as quantidades previstas dos ingredientes e o estoque recebe o resultado efetivamente produzido.

Não crie um insumo normal intermediário e não transfira manualmente a produção. O saldo permanece na ficha beneficiada. Quando a saída do produto de 1 kg é processada, a composição da ficha de venda baixa automaticamente 1 kg desse saldo.

3. Cadastros necessários na filial

A filial cadastra o insumo na unidade em que o utiliza ou revende. Ela não precisa criar outro insumo para representar o fardo.

Insumo da filial	Unidade-base	Unidade de compra	Fator	Produto correspondente da fábrica
Água 500 ml	UN	Fardo com 12	12	Fardo Água 12x500 ml
Refrigerante 2 L	UN	Fardo com 6	6	Fardo Refrigerante 6x2 L
Massa pronta de chocolate	KG	Unidade-base	1	Massa pronta de chocolate 1 kg

Replicar os cadastros em uma segunda filial

Quando uma nova filial usa os mesmos insumos e fichas técnicas de outra já configurada, use a exportação e importação por CSV para evitar cadastros manuais repetidos.

Na filial de origem:

1. abra Estoque → Insumos e clique em Exportar CSV;
2. selecione os insumos e fichas que a nova filial utilizará;
3. ao selecionar uma ficha técnica, mantenha seus ingredientes obrigatórios selecionados;
4. clique em Exportar selecionados e salve o arquivo.

Na segunda filial:

1. abra Estoque → Insumos e clique em Importar CSV;
2. escolha o arquivo exportado;
3. confira os cadastros, as unidades-base e o formato das quantidades;
4. conclua a importação e confira o resumo apresentado.

O arquivo transfere códigos, nomes, grupos, unidades-base, estoques mínimos, fichas técnicas, rendimentos e composições. Não transfere saldos, reservas, custos médios, vínculos com produtos, Unidades de compra nem o de/para com a fábrica. Os estoques da nova filial começam zerados.

As unidades-base presentes no arquivo precisam existir na filial de destino. Grupos inexistentes são criados automaticamente e cadastros existentes são reutilizados. A importação é integral: se faltar um ingrediente ou houver uma referência inválida, nenhum cadastro do arquivo será criado.

Depois, configure na segunda filial suas Unidades de compra, o de/para com a fábrica e os vínculos com os produtos do cardápio. Os saldos devem entrar pelo recebimento do pedido interno.

Unidades de compra

A Unidade de compra define como a filial compra e recebe um insumo quando a embalagem comercial é diferente da unidade usada no estoque. O de/para informa qual produto da fábrica abastece esse insumo. Juntos, esses cadastros transformam o item vendido pela fábrica no saldo correto da filial.

As principais vantagens são:

• a filial faz o pedido na embalagem comercial que realmente compra;
• o sistema converte automaticamente a quantidade recebida para a unidade-base do estoque;
• a fábrica baixa o produto correto e a filial recebe o insumo correto, sem lançamentos manuais;
• o custo total é distribuído pela quantidade convertida, mantendo o custo unitário coerente;
• vínculos incompatíveis ou ambíguos são bloqueados antes do pedido.

Em resumo, a Unidade de compra responde “em qual embalagem e quantidade a filial compra?”; o de/para responde “qual produto da fábrica entrega esse insumo?”.

Em Controle de estoque → Unidades de compra, cadastre as formas comerciais usadas para receber mercadorias.

Uma Unidade de compra pode ser vinculada a vários insumos compatíveis. Por isso, prefira nomes genéricos, como:

• Fardo com 12;
• Caixa com 100;
• Saco com 25 kg;
• Pacote com 5 kg.

O fator informa quantas unidades-base entram na filial para cada unidade pedida. Por exemplo, Fardo com 12, fator 12, transforma 2 fardos em 24 unidades.

Na aba Vínculos da Unidade de compra, adicione os insumos que podem utilizá-la. Também é possível fazer o vínculo pela aba Unidades de compra do cadastro do insumo.

Vínculo com o produto da fábrica

Depois de vincular a Unidade de compra ao insumo, escolha o produto equivalente da fábrica. Esse vínculo é o de/para usado para montar o pedido.

Água 500 ml da filial
  + Fardo com 12, fator 12
  → Fardo Água 12x500 ml da fábrica

O código do insumo pode ajudar a localizar o produto, mas o vínculo confirmado é a referência oficial. Use a listagem de Unidades de compra para localizar vínculos pendentes e o botão de edição de vínculos para selecionar ou trocar o produto da fábrica.

Compra direta pela unidade-base

Não é necessário cadastrar uma Unidade de compra com fator 1 quando fábrica e filial controlam o item na mesma unidade. A opção Unidade-base (sigla) aparece automaticamente quando existe exatamente um produto compatível e os três dados coincidem: código do insumo da filial, código do produto da fábrica, código do insumo da fábrica e unidade-base.

Se houver mais de um produto com o mesmo código, unidades diferentes ou nenhum produto compatível, a compra direta fica bloqueada. Para conversões, como fardo para unidades, sempre use uma Unidade de compra e confirme o de/para.

4. Criar um pedido na filial

1. Acesse Controle de estoque → Compras.
2. A aba Pedidos realizados abre primeiro para acompanhamento.
3. Clique em Novo pedido.
4. Confira a fábrica exibida em Fornecedor. O botão Ver produtos abre o catálogo disponível da fábrica.
5. Localize o insumo e escolha a Forma de compra.
6. Informe uma quantidade inteira maior que zero.
7. Confira Entrada prevista, preço, subtotal e total do pedido.
8. Se necessário, preencha Observações.
9. Clique em Enviar pedido.

A tela mostra o saldo e o estoque mínimo de cada insumo para ajudar na decisão, mas a quantidade da reposição é informada manualmente.

Conferência no envio

Antes de criar o pedido, o sistema confere novamente a fábrica, os vínculos, os produtos, os preços, os fatores e o estoque disponível. Se um item for inválido, o pedido inteiro é rejeitado.

Ao enviar, o estoque da fábrica é reservado. O pedido aparece imediatamente em Pedidos realizados na filial e no painel normal de pedidos da fábrica. A listagem da filial registra também o operador que fez a solicitação.

5. Atendimento pela fábrica

Na fábrica, o pedido é identificado como Reposição interna e segue os status operacionais normais:

Novo → Em preparação → Pronto → Saiu para entrega → Entregue

Se a fábrica estiver configurada para aceitar pedidos automaticamente, o pedido interno já entra aceito. Caso contrário, o operador faz o aceite pelo fluxo normal.

Os itens do pedido interno não podem ser editados. Se a fábrica não puder atender a quantidade integral, o pedido deve ser cancelado enquanto isso ainda for permitido e a filial deve fazer uma nova solicitação.

O pedido interno:

• não possui forma de pagamento;
• não gera cobrança, Pix, cartão, fiado ou marcação manual de pagamento;
• não acumula pontos, cashback ou fidelidade;
• não utiliza cupons ou promoções;
• não aparece como pendência no fluxo financeiro de pedidos não pagos.

Essas regras são aplicadas somente à origem Reposição interna. Os pedidos comuns continuam com o comportamento normal de pagamento e financeiro.

6. Acompanhar e receber na filial

Na aba Pedidos realizados, a filial pode filtrar por período, status, código, produto ou insumo. Os estados apresentados são:

Estado	Significado
Criado	Pedido novo na fábrica
Em atendimento	Pedido aceito, em preparação, pronto ou despachado
Aguardando recebimento	Fábrica marcou o pedido como entregue
Recebido	Filial confirmou e o estoque foi atualizado
Cancelado	Pedido cancelado antes do recebimento

O botão Confirmar recebimento aparece quando a fábrica marca Saiu para entrega ou Entregue.

1. Abra os detalhes do pedido.
2. Confira cada item, a forma de compra, o fator aplicado e a quantidade-base que entrará.
3. Clique em Confirmar recebimento.

Se o pedido ainda estiver como Saiu para entrega, a confirmação da filial também o conclui como Entregue na fábrica. Depois disso, o sistema cria todas as entradas da filial e marca a compra como Recebida.

Recebimento integral

Não há recebimento parcial nesta versão. A confirmação recebe todos os itens do pedido de uma só vez. Uma segunda confirmação não duplica as entradas.

7. Estoque e custo depois do recebimento

Para cada item, a entrada da filial é calculada assim:

quantidade-base recebida = quantidade pedida × fator da Unidade de compra
custo unitário na filial = total do item ÷ quantidade-base recebida

Exemplo com 3 fardos de água:

Informação	Valor
Quantidade pedida	3 fardos
Fator	12 UN por fardo
Entrada na filial	36 UN
Total do item	R$ 180,00
Custo unitário de entrada	R$ 5,00 por UN

Se o controle de custos estiver ativo, o recebimento atualiza o custo médio do insumo. A movimentação fica registrada com o motivo Entrada por recebimento de compra interna, o código do pedido e a apresentação utilizada.

Alterar posteriormente o preço, o fator ou o vínculo não modifica pedidos já realizados. O pedido preserva os dados usados no momento da criação.

8. Exemplo completo: fábrica e lojas de bolos

Na fábrica

A fábrica mantém estoque de fardos de água e refrigerante e produz massa pronta por beneficiamento.

Item fornecido	Estoque da fábrica	Produto vendido
Fardo Água 12x500 ml	FD	Fardo Água 12x500 ml
Fardo Refrigerante 6x2 L	FD	Fardo Refrigerante 6x2 L
Massa pronta de chocolate	Ficha beneficiada em KG, consumida pela ficha de venda	Massa pronta de chocolate 1 kg

Na filial

A filial controla água e refrigerante por unidade e massa por quilograma. No cardápio, vende as bebidas e o Bolo de chocolate.

Produto da filial	Controle de estoque
Água 500 ml	Vínculo direto com o insumo Água 500 ml; cada venda baixa 1 UN
Refrigerante 2 L	Vínculo direto com o insumo Refrigerante 2 L; cada venda baixa 1 UN
Bolo de chocolate	Ficha técnica de venda que consome massa, cobertura, recheio e embalagem

A ficha do bolo pode consumir, por exemplo, 0,8 kg de Massa pronta de chocolate. O recebimento da compra interna apenas coloca a massa no estoque da filial; ele não produz o bolo automaticamente. A produção ou a venda continua usando sua própria Ficha Técnica.

Pedido de exemplo

Item	Pedido	Saída da fábrica	Entrada na filial
Água 500 ml	3 fardos	3 FD	36 UN
Refrigerante 2 L	2 fardos	2 FD	12 UN
Massa pronta de chocolate	8 kg	8 KG	8 KG

Assim, a fábrica encerra seu trabalho ao entregar os itens. A filial passa a controlar o estoque recebido e utiliza a massa na produção dos bolos.

Cancelamento e correções

A filial pode cancelar a compra somente enquanto o pedido estiver em Novo. O cancelamento exige um motivo com pelo menos cinco caracteres e devolve a reserva da fábrica.

Depois que a fábrica inicia a preparação, o cancelamento deixa de estar disponível para a filial. Depois do recebimento, a compra não pode ser cancelada nem devolvida por esse fluxo. Para corrigir um saldo já recebido, faça os ajustes autorizados de estoque nas duas empresas.

Problemas comuns

A aba Compras não aparece

Confirme com o suporte se:

• o Controle de estoque está ativo na empresa;
• a empresa foi definida como Filial;
• existe uma fábrica fornecedora ativa.

Um produto da fábrica não aparece

Na fábrica, confira se o produto está ativo, disponível, com preço e vinculado a exatamente um insumo com estoque. Produtos com tamanho, peso, sabores ou adicionais não participam desta versão.

Aparece uma pendência no lugar do produto

Abra Unidades de compra, localize a forma usada pelo insumo e confirme o vínculo com o produto correto da fábrica. O botão Ver produtos na tela de novo pedido ajuda a conferir o catálogo, mas não substitui o de/para.

A Unidade-base está bloqueada

Confira se o insumo da filial, o produto da fábrica e o insumo vinculado ao produto usam o mesmo código e a mesma unidade-base. A correspondência deve encontrar um único produto.

A entrada prevista está incorreta

Confira a unidade-base do insumo da filial e o fator da Unidade de compra. Um Fardo com 12 deve possuir fator 12 quando o insumo é controlado por unidade.

Não aparece Confirmar recebimento

A fábrica ainda não despachou o pedido. O botão é liberado quando o pedido chega a Saiu para entrega ou Entregue.

Limites desta versão

Nesta primeira versão não há:

• mais de uma fábrica ativa por filial;
• sugestão automática da quantidade a comprar;
• edição ou substituição de itens pela fábrica;
• recebimento parcial;
• devolução automática entre empresas;
• pagamento, faturamento ou documento fiscal da compra interna;
• fornecedores externos que não sejam empresas cadastradas no sistema.

Para entender os cadastros relacionados, consulte Insumos, Ficha Técnica e Movimentações.